随着现代社会信息化的逐步深入,办公室工作人员的信息处理工作量急剧增加,从而迫使人们从提高工作效率着眼,从办公室的计算机化入手,从 70年代后期开始,展开了一场声势浩大的办公室自动化运动．这场运动在经济发达的国家已随着花样不断翻新的各种音响、图象、数据处理、计算机图形终端、通信、编辑排版系统、印刷设备的涌现而正在引向深化。

简单地说,办公室自动化的本质就是利用现代科学技术（如计算机技术、控制技术、通信技术等）和各种自动化机器设备来有效地处理和运用汇集于办公室的各类信息,提高办公室效率。

众所周积,作为一个行政或事务机构,无论机关团体、学校或工矿企事业单位,都必须设置办公室,它是管理决策者、专业人员和文秘工作者从事各类信息处理的场所,是管理人员和决策者的天地,无数的信息在这里汇总,千万条决策从这里发出,它维系着各项工作的成败和千百万人的命运．如同我们在本章第1 节中介绍过的,工厂自动化的对象是工厂,输入的是原材料和动力,经过机械加工和装配,输出的是工业产品．而办公室自动化的对象是办公室,输入的是来自四面八方的数据和信息,经办公人员在各种现代办公设备上分析整理后,输出的是经营管理决策或供上一级分析、判断、决策的依据。

为了完成办公室所必须承担的作业事务（包括文件的草拟和编制、文件的保管和检索、数据统计、人员联络、会议组织等）和功能事务（包括信息加工和生成、机关管理、计划实施管理和检查等）两项最基本的工作,办公室自动化设备应包括文字处理机、口授打印机、传真机、复印机、缩微存储设备、电子会议系统、电子邮政、文件自动阅读机和计算机翻译系统等组成部分。

我国的办公室自动化起步较晚,但潜在的发展势头已绰约可见．国家计委、卫生部、铁道部、经贸部、民航局等有关部门和首都钢铁公司等大型企业都先后建成了一批计算机管理系统,推进了我国办公室自动化系统的发展．尤其是近几年,各种办公室自动化设备已逐步得到开发和普及,如复印机、各种中英文电脑打字机、桌面印刷系统等．相信在不久的将来,随着计算机的日益普及,我国的办公室自动化水平会有一个大的飞跃发展。

然而,必须注意,办公室自动化并不是用这些设备来完全代替人的工作,而是用这些设备来协助办公人员的工作．办公人员借助于办公室自动化设备能够更好地集中精力与时间,以施展他们的才智来创造高效率和高质量．办公室自动化设备加快了信息的采集、加工处理以及传递和交换的过程,这样办公人员有可能更快地全面地掌握情况,以便比较各种方案的优劣,作出正确的决策,争取到尽可能大的综合效益．所以美国专家戴维.巴库姆说: ＂办公室自动化本身并不存在什么高明的魔法,真正的魔法恰恰是在有效地使用办公室自动化的人们当中。